Nieefektywne spotkania?

Ile pieniędzy kosztuje w Waszej firmie zmarnowany czas na nieefektywnych spotkaniach?
Ile frustracji i zmęczenia takie spotkania powodują? Kiedy masz pracować, skoro cały czas jesteś na spotkaniach?

Przyznaj się, pewnie zastanawiasz się często nad odpowiedzią przynajmniej na jedno z tych pytań.
A wiesz, co można zrobić w Twojej firmie?

Zrobić warsztaty z zarządzania sobą w czasie czy efektywności. 🙂

A tymczasem sprzedam Ci kilka dobrych praktyk:

• Skrócie spotkania, np. z 60’ na 45’. Jak się je lepiej zorganizuje – w 45’ spokojnie można się wyrobić.
• Szanujemy swoje kalendarze – korzystamy z agenta planowania, żeby ograniczyć nieefektywną praktykę wrzucania komuś w kalendarz spotkania, mimo, że w tym czasie odbiorca ma już zajęty czas.
• Potwierdzamy lub odrzucamy zaproszenie na spotkania, żeby była jasność – kto będzie i czy jest w ogóle sens organizowanie zebrania.
• Ograniczcie liczbę uczestników spotkań. Czy wszyscy muszą być obecni?  Jeśli tak, to, czy wszyscy w tym samym czasie? Im więcej osób, tym dłuższe spotkanie i więcej znudzonych uczestników, którzy z braku innej możliwości czytają maile.
• Uczestnicy powinni zawsze wiedzieć PO CO się spotykają, co ma być efektem danego spotkania. Wtedy mają większą szansę przygotować się na nie albo podjąć decyzję, że ich nie będzie.
• Każde spotkanie powinno mieć agendę, a przynajmniej prosty plan przebiegu. To nie tylko oszczędzi sporo czasu, zarządzi oczekiwaniami osób zaproszonych, ale też pozwoli trzymać się tematu spotkania. Ile razy podczas zebrania przez tzw. tematy pobocze nie omówiliście tego, co było w planie i trzeba było…znowu się spotkać? Klasyka.
• Nie organizujcie spotkań jedno zaraz po drugim. Tu chodzi o ograniczenie spóźnień, które często wynikają z braku przerw pomiędzy spotkaniami na zwykłe ludzkie czynności oraz zebranie myśli/notatek na nowe spotkanie. Przerwy są kluczowe i mają ogromny wpływ na naszą wydajność.
• Nie spóźniajcie się na spotkania. Chodzi przede wszystkim o szacunek do czasu i do siebie wzajemnie. Jak coś można zacząć punktualnie – można to też punktualnie skończyć. Praktykuję to od lat. Działa zawsze.

To oczywiście proste, działające (przećwiczyłam je już chyba w kilkudziesięciu firmach) wskazówki, które nie wyczerpały tematu, ale mam nadzieję – zmotywowały Was do zrewidowania swojego myślenia o spotkaniach. To może oszczędzić sporo Waszego cennego czasu i stresu. A po więcej – zapraszam na szkolenia i konsultacje.

Do zobaczenia! 🙂