Mailoza w korpo

Czy większość Twojego czasu w pracy spędzasz w skrzynce mailowej? Płacą Ci za to? A może przez tak zwaną „mailozę” w Twojej organizacji, nie masz czasu na właściwą robotę?

Sprzedam Ci kilka dobrych praktyk PEPworldwide (Personal Efficiency Program), które zastosowaliśmy w firmach, które miały problem z komunikacją mailową. Po szkoleniach, okazało się, że coś można usprawnić, a nawet oszczędzać nerwy i czas – pisząc maile bardziej efektywnie.

Oto wskazówki:

• Zawsze sprawdź, czy na 100% musisz pisać tego maila. Czy nie wystarczy telefon albo szybkie spotkanie?

• Jeśli nie chcesz dostawać tylu odpowiedzi, to może nie pisz tylu maili? 😉
  To bardziej żart, niż dobra rada, bo często trzeba mieć maila na wszystko, prawda? Ale czy w dobie różnych innych komunikatorów ze wszystkim trzeba pisać maila?

• Jeśli już piszesz, to nie pisz długich elaboratów, których i tak nikt z uważnością nie przeczyta. Pisz zwięźle i na temat. Najlepiej 1 temat na 1 mail.

• Nie nadpisuj maili w nieskończoność. Nie zaczynaj też nowego wątku w korespondencji, która dotyczy innej -konkretnej sprawy.

• Nie przesadzaj z mailami do DW (CC). Ja wiem, że to taki bufor bezpieczeństwa albo podbijanie rangi maila, ale w wielu firmach to raczej zaśmiecanie skrzynek. Możesz zawsze sprawdzić, w których sytuacjach, u Was w firmie, jest to rzeczywiście niezbędne.

• Jeśli piszesz już DW, to pamiętaj, że takie maile – są „Do Wiadomości” i nie wymagają reakcji odbiorcy. Jeśli chcesz reakcji – niech osoba, do której piszesz będzie bezpośrednim adresatem.

• Sprawdź szczegółowo listę adresatów. Czy wszyscy oni mają otrzymać tego maila? A może zastanów się przed naciśnięciem „Odpowiedź wszystkim”, czy nie wystarczy odpowiedzieć tylko nadawcy? No chyba, że sprawa wymaga, żeby wszyscy wiedzieli. W innym przypadku – zaśmiecasz tylko skrzynkę innym.

• Unikaj w temacie maila samych słów „Ważne” i „Pilne”. Po pierwsze, maile są ważne, ale do spraw pilnych używamy telefonu. Po drugie – czy aby na pewno dla odbiorcy jest to tak samo ważne i pilne, jak dla nadawcy? Czy jeśli nadawca dostanie sporo maili o takim niekonkretnym tytule, co będzie dla niego ważne
  i pilne? W tytule maila – ma być jego tytuł, który odzwierciedla treść wiadomości. I pamiętaj – większość ludzi otrzymujących maile z tytułem ważne i pilne raczej się zirytuje niż przeczyta takiego maila w pierwszej kolejności.

• Pisz maila we właściwej kolejności:
  1. Załącznik (jeśli jest)
  2. Treść
  3. Odpowiedni tytuł
  4. Adresat

Chyba nie muszę Cię pytać – czy zdarzyło Ci się wysłać maila bez załącznika albo do niewłaściwej osoby…? Ups. 😉 No właśnie. Powyższa kolejność może zabezpieczyć Cię przed takimi pomyłkami.

10. Nie bądź więźniem swojego Inboxu! Nie siedź tam cały czas i nie reaguj od razu na nieistotne maile, kiedy pracujesz nad czymś innym. Zadbaj o swoją koncentrację nad rzeczami ważnymi dla Ciebie i Twojej pracy.

Powodzenia!